Las asambleas de copropietarios, reguladas por la Ley 675 de 2001, se realizan en los primeros meses del año y son cruciales para definir la cuota de administración, el presupuesto y la dirección del conjunto o edificio. David Barros Baloco, con más de 10 años de experiencia en logística de asambleas, comparte las claves para una participación efectiva.
¿Cuál es el plazo para convocar la asamblea?
La administración debe notificar con al menos 17 días de anticipación, revisando con el equipo de trabajo y el consejo aspectos como:
- Estado de situación financiera y de resultados comparativo
- Notas de los estados financieros
- Ejecución presupuestal y proyecto de presupuesto
- Estado de cartera a la fecha de la convocatoria o cierre anterior
- Dictamen del revisor fiscal, si existe en la copropiedad
Además, una buena práctica es actualizar el libro de propietarios y tener la base de datos al día, para convocar formalmente a los miembros de la copropiedad. Properix permite enviar masivamente la invitación por correo electrónico y notificaciones al celular de los propietarios en un par de clics.
¿Qué debes considerar para el desarrollo de la asamblea?
Para una asamblea virtual o mixta, Properix garantiza:
- El registro de asistencia y quórum
- Sistema de votaciones
- Gestión de poderes o representaciones
- Sala de conferencia virtual
- Grabación del audio y video
- Moderador
¿Cómo debe ser el cierre de la asamblea?
Es crucial un cierre protocolario a la fecha y hora, dejando claro a los participantes si la asamblea fue desarrollada de principio a fin o si, en su defecto, no fue así. Adjuntando:
- Listado de asistencia
- Resultados de votaciones
- Poderes
- Grabaciones de audio y video, según la modalidad
¿Cuándo se debe entregar el acta de la asamblea?
De acuerdo a la Ley de Propiedad Horizontal, la publicación del acta debe efectuarse dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles, contados a partir de la fecha de la reunión. El administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto la copia completa del texto del acta en el lugar determinado e informar a cada uno de los copropietarios.
Igualmente dejar constancia en el libro de las actas sobre la fecha y lugar de la publicación.
¿Es legal entregar la grabación de las asambleas a residentes?
El acta es el medio probatorio idóneo según la Ley 675 de 2001. La entrega de grabaciones debe contar con autorización de todas las personas en el video o participantes, o ser solicitada por una entidad del Estado para casos específicos como impugnaciones.
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