¿Ya realizaste el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB)? La DIAN emitió el 27 de diciembre de 2021 la Resolución 000164 del Estatuto Tributario, en la cuál figura el RUB, que debe ser prestando a más tardar el 31 de julio 2023.

El objetivo es que todas las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares, suministren información que contribuya en la lucha contra la corrupción, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la evasión fiscal. 

En esta nota damos respuestas a las preguntas de los administradores de copropiedades, frente a la gestión del registro:

1. ¿Las copropiedades están obligadas a suministrar la información?

Sí, en su calidad de entidades sin ánimo de lucro, todas las copropiedades deben suministrar información en el RUB.  

La DIAN explica, a través de su archivo de preguntas, que la propiedad horizontal corresponde a una entidad sin ánimo de lucro y por esta razón, no se encuentra excluida por la norma. Deben dar cumplimiento a la obligación de acuerdo con los criterios establecidos en su texto para la determinación del beneficiario final.

El reporte lo debe presentar toda estructura sin personería jurídica o similares, sin importar el número de unidades, si es residencial, comercial o mixta.

2. ¿Cuál es el primer paso para presentar el RUB ?

En primera medida, se deben identificar los beneficiarios finales de la copropiedad que cumplan con el criterio establecido en el numeral 1, del art. 6 de la Resolución N° 000164 de 2021. Es decir, las personas naturales que tengan 5% o más en la titularidad o beneficio de la propiedad horizontal actuando individual o conjuntamente.

En caso de no haber personas naturales que superen este porcentaje, la DIAN explica que deberá reportarse como beneficiario final el representante legal o la persona natural que ostente una mayor autoridad respecto al representante legal, en relación con las funciones de gestión o dirección de la propiedad horizontal.

Se debe tomar en cuenta que solo se reportan personas naturales.

3. Casos puntales para la determinación del Beneficiario Final en las copropiedades

La DIAN expone los siguientes casos en relación a la Propiedad Horizontal:

• En el caso de una copropiedad que pertenece a un fideicomiso, se debe reportar es al fideicomitente.

• Si la constructora figura como propietaria, se reporta al representante legal de la constructora. 

• Si en un mismo inmueble un propietario no cumple con el 5%, pero si entre varios, se registran todos los miembros aplicando el criterio “conjuntamente”.

4. ¿Quién es el responsable de suministrar la información del RUB en una copropiedad?

El representante legal de la copropiedad.

Si el reportante es una Persona Jurídica o Estructura Sin Personería Jurídica (ESPJ) o similar, está obligada a inscribirse en el RUT. Debe tener inscrita la responsabilidad 55 “Informante Beneficiarios Finales”, la cual podrá autogestionar, a través de su representante legal, siguiendo los pasos indicados en este enlace.

Recomendamos que sea un trabajo en equipo. La administración realiza la recolección de la información de los copropietarios, revisada y chequeada por el contador o revisor fiscal y luego ser reportada.

¿Sabías que Properix cuenta con un módulo que facilita la comunicación entre todos los roles de la copropiedad? Permite enviar comunicados, cargar documentos y acceder a la información, centralizando la gestión en un mismo sistema. 

5. ¿Dónde deben suministrar la información?

Los datos se cargan de manera electrónica, mediante los sistemas informáticos de la DIAN, utilizando los formatos 2687 “Reporte de Beneficiarios Finales” y 2688 “Carga Beneficiarios Finales”. En este enlace.

Si todavía tienes dudas o necesitas ayuda, no te pierdas nuestra capacitación sobre el Registro Único de Beneficiarios Finales aplicado en la Propiedad Horizontal. Mira la grabación haciendo clic aquí.

6. ¿Por qué es importante presentar el RUB?

Si no presenta el RUB en el tiempo establecido o se suministra información incompleta o errada, se aplicarán las sanciones establecidas en el artículo 658-3 del Estatus Tributario.

Estas sanciones varían desde una 1 UVT a 100 UVT, según la calidad de la información suministrada y los días de retraso. Una unidad valor tributario (UVT) en 2023, equivale a $42.412.

7. ¿Cómo pueden las administraciones evitar multas y retrasos?

Properix, pone a disposición un sistema integral que no requiere instalación, se puede acceder desde la web en cualquier momento. Esto es una gran ventaja para el representante legal o miembros de la copropiedad para acceder a la información en tiempo real. Como el presupuesto detallado, gastos e ingresos, descargar informes y documentos, enviar comunicados y gestionar las PQRS.

Esto es clave para presentar información contable y jurídica en tiempo y forma.