En el primer trimestre del año fuimos parte de la temporada de asambleas en todo el país, obteniendo importantes aprendizajes de estas reuniones. Charlamos con el abogado Alejandro Michells, para evaluar las lecciones aprendidas de las asambleas de copropietarios para evitar futuros conflictos y optimizar el tiempo.

Inasistencias en asambleas

El abogado comenta que uno de los mayores problemas es el aumento la inasistencia en asambleas. Cada vez son más los propietarios que evitan estas reuniones debido a las discusiones que surgen y la prolongada duración de los debates sin llegar a consensos

Sin embargo, podemos aplicar técnicas para lograr reuniones efectivas dónde se logren acuerdos satisfactorios en el tiempo establecido, cómo la aprobación del presupuesto anual y de los estados financieros. 

¿Qué debemos priorizar?

1. Presupuesto

Michells menciona que una copropiedad funciona como una empresa y requiere de los recursos necesarios para su funcionamiento. Los administradores son responsables de garantizar la gestión, contabilidad y controlar los ingresos y egresos que se producen durante el año. Deben asegurarse que se tomen buenas decisiones sobre el presupuesto.

Además, se deben buscar formas de optimizar los gastos de la copropiedad, especialmente teniendo en cuenta la inflación y el estancamiento económico del país. En este sentido, es clave contar con una herramienta como Properix, ya que facilita la gestión eficiente del presupuesto, reduce los costos de la copropiedad y simplifica el trabajo de los administradores y contadores.

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2. Elecciones

El otro punto clave a discutir en asambleas son las decisiones de orden parlamentario. La elección de los miembros que van a dirigir el consejo de administración y un comité de convivencia, que aplique mecanismos alternativos para la solución de conflictos a través de la conciliación y mediación.

3. Asambleas virtuales 

La virtualidad que nos dejó la pandemia se ha convertido en casi una obligación, ya que permite reducir el tiempo, gastos en transporte y organización. Actualmente la mayoría de las copropiedades optan por utilizar plataformas como la de Properix para evitar inasistencias y facilitar la participación en la votación de las personas que no viven en la copropiedad. 

Tip: Chequear las condiciones con antelación es necesario para evitar retrasos. Realizar ensayos para verificar el audio, sonido y la plataforma de votación. 

¿Cómo evitar problemas y conflictos?

1. Anticiparse a las discusiones: En asambleas no se deben tratar casos particulares. Michells comenta que la administración debe “apagar los fuegos” de los conflictos del día a día. Cómo por ejemplo, un problema de filtración o el aseo de zonas comunes. De no ser así, el día de la asamblea estos casos saldrán a la luz. 

Tip: el abogado recomienda contar con una herramienta que centralice los canales de comunicación y permita controlar los PQRS de una manera más simple.

2. Respetar las diferencias: En una copropiedad conviven personas de distintas orientaciones sexuales, ideologías políticas y razas. Es crucial generar un escenario de respeto y mantener la armonía.

3. Mostrar empatía: No todos los propietarios tienen un conocimiento profundo de las leyes de la propiedad horizontal. Pueden surgir preguntas básicas sobre temas que otros ignoran, y es importante ser comprensivos frente a estas situaciones.

4. Respetar el horario: En la convocatoria se debe establecer la temporalidad de la asamblea para no disponer del tiempo de las personas y se puedan abordar todas temáticas planificadas.

Seguimiento y ejecución de las decisiones tomadas

1. Es recomendable informar a la comunidad sobre las conclusiones en un plazo de 2 a 3 días después de la asamblea. Se puede enviar un comunicado que refleje el presupuesto aprobado, los miembros seleccionados para el consejo, el comité y el porcentaje de incremento de la cuota de administración.

2. Se debe ejecutar el acta en un máximo de 20 días. Como suelen ser muy largas, Michells menciona que se puede compartir un aviso para informar que se encuentra disponible en la sede de la administración para todos los copropietarios.

3. Es posible compartir grabaciones o imágenes de las asambleas, siempre y cuando se obtenga el permiso de las personas que asisten. Una manera adecuada de hacerlo es aclarar en la lista de asistencia una anotación de habeas data.  

4. Es clave realizar una reunión de empalme entre la administración pasada y la actual con el fin de revisar los pendientes, generalidades de la gestión anterior y fijar nuevas metas.

5. Establecer una planificación de las tareas y responsables con un seguimiento frecuente, para asegurar que se lleven a cabo correctamente.

6. El seguimiento y revisión de los gastos y egresos de la copropiedad para asegurar que sean acordes al presupuesto y evitar asambleas extraordinarias para incrementar la cuota. Así mismo, el mantenimiento operativo, como el aseo y los arreglos en las áreas comunes.

Bonus: otras recomendaciones para optimizar el tiempo

• Elegir un momento adecuado para entregar el refrigerio de la reunión para no generar desorden entre los miembros y optimizar el tiempo para los asuntos importantes. También se deben contemplar variedades que se adapten a las necesidades de todos. 

• Tener al día los informes de gestión de la administración. El abogado menciona que si enviamos un informe de gestión mensual o bimestral, seguramente las asambleas van a ser mucho más cortas al tener la información actualizada y que todos estén en sintonía.

• Designar un buen presidente que pueda agilizar la logística de elecciones y así la reunión pueda finalizar en tiempo y forma.

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