Tener el calendario presente

En cuanto al calendario, nos sugiere revisar lo siguiente antes de hablar con el Consejo para pactar una fecha de asamblea:

• Calendario de días festivos 2023 en Colombia: este año habrá 20 días festivos, pero en febrero y septiembre no habrá fechas de descanso. 
• Ferias y fiestas Colombia 2023: comprender la importancia de cada festividad en la región donde realizamos la asamblea. 
• Calendario de torneos y eventos de la FIFA 2023: fechas de eliminatorias y torneos nacionales o internacionales.
• Reglamento de la PH: allí pueden especificarse fechas para las asambleas.

Realizar la convocatoria a tiempo

La cita debe agendarse con una antelación mínima de 15 días. Se envía una comunicación a la última dirección registrada de cada propietario, con fecha, lugar y orden del día. A esto se suma el listado de propietarios que adeudan cuotas. David nos aconseja reservar este espacio con mayor antelación (17 o más días) y, además, aprovechar este momento para brindar información más detallada, como el estado financiero.

Diseñar la asamblea: temáticas y duración

¿Alguna vez has participado de una asamblea que parecía no avanzar? Barros Balocco nos cuenta sobre un encuentro que duró desde una tarde hasta la madrugada del día siguiente. Una asamblea debería durar cuatro o cinco horas. Para cumplir con este tiempo, nos sugiere aprender a regular las instancias y controlar los silencios, los cuales no pueden durar más de 30 segundos. Un presidente de asamblea experimentado sabrá en qué momento hacer una pregunta y dar lugar a respuestas, cuántos minutos hay que brindar y cuándo evitar intervenciones. Las votaciones no deben durar más de dos minutos. Para no detenernos tanto en el análisis del presupuesto, David nos recomienda fundamentar el proyecto y socializarlo antes.

Respecto de la sección de proposiciones y varios, Barros Balocco sostiene que debemos darles tratamiento adecuado: estos puntos podrían ameritar una asamblea extraordinaria.Tratar los PQRS apenas surgen nos ayuda a llegar mejor a esta instancia.

La tecnología como aliada

David Barros Balocco ha realizado 1200 asambleas no presenciales durante y después de la pandemia a nivel nacional en Colombia (corte a diciembre 2022). Si tomamos en cuenta que cada vez hay más proyectos donde la gente invierte para renta sin necesariamente ser residentes de ese lugar, las asambleas virtuales a través de plataformas tecnológicas pueden ser de gran ayuda para garantizar su participación y que no tengan que viajar. El marco legal lo permite, y debemos aprovechar aquellos formatos que brinden mayor participación.

Desde Properix alentamos la idea de alcanzar el consenso con dinamismo. Por eso, en febrero lanzaremos un producto específico para asambleas, que consta de una app con convocatorias digitales, recordatorios, confirmaciones de asistencia, votaciones que contemplan coeficientes y poderes, y documentación transparente de los resultados.