El consejo de administración es un órgano de dirección en tanto sus funciones van ligadas a la supervisión de la ejecución de la conservación, la representación y el recaudo que hace el administrador de propiedad horizontal. 

De acuerdo con el artículo 55 de la ley 675  es obligatorio contar con un consejo de administración en todas las copropiedades con más de 30 unidades funcionales. En copropiedades más pequeñas no es obligatorio, aunque siempre es recomendable. 

Las funciones y responsabilidades del consejo de administración no están aterrizadas en la ley. Esto significa que se encuentran detalladas en el reglamento de la propiedad horizontal. 

El consejo de administración responde a 3 marcos normativos:

• La ley 675 del 2001
• El Reglamento de propiedad horizontal
• Ley 222 de 1995

Una de sus principales funciones consiste en el nombramiento o elección del representante legal o administrador de la Propiedad Horizontal. Es por ello, que una de las responsabilidades del consejo de administración consiste en contar con la debida sabiduría para reconocer la idoneidad de esta persona o empresa que va a ofrecer la representación legal de la copropiedad. Para ello, generalmente se hace una convocatoria para proveer el cargo.

Otra responsabilidad que tiene el consejo de administración, y en particular el presidente del consejo de administración, es firmar el contrato del administrador o de la firma de administración.

También, el consejo de administración es el ordenador del gasto. Mientras que la asamblea de copropietarios es la que determina los ingresos y los gastos que va a tener nuestro conjunto o edificios en un período de tiempo, generalmente un año. 

Responsabilidades civiles del consejo:

Dentro de las responsabilidades civiles que el consejo tiene hay varias clasificaciones:

• Culpa grave, negligencia grave o culpa lata: Es la responsabilidad que consiste en manejar los negocios ajenos con aquel cuidado que aún las personas negligentes o de poca prudencia suelen emplear en sus negocios propios. Esta culpa en materia civil equivale a dolo. En este sentido, dado que el consejo de administración tiene como función la supervisión, su responsabilidad tiene un peso en tanto vela por la conservación de la copropiedad.

• Culpa leve, descuido leve o descuido ligero: como consejo de administración se debe actuar con diligencia. Y la diligencia busca 2 cosas: eficiencia frente a las decisiones y eficacia frente a los recursos. Para ello, es necesario evitar tener culpas o descuidos en estas decisiones y recursos.

• Culpa o descuido levísimo: Es la falta de aquella esmerada diligencia que un hombre juicioso emplea en la administración de sus negocios importantes. Con respecto al consejo implica llevar la responsabilidad con la que llevamos las cosas en privado a nuestro conjunto, a nuestra comunidad.

• Dolo: es el ánimo de causar daño de forma maliciosa para captar la voluntad del otro. Se hace consciente y deliberadamente de acuerdo a las condiciones que se tienen contraídas. Es diferente a la culpa, ya que la culpa se asocia a la negligencia, la imprudencia y/o la impericia, o sea por falta de conocimiento. Por eso, desde el consejo de administración es importante decir cuando no se tiene conocimiento sobre un determinado tema, para no incurrir en una culpa.

La culpa es aplicable tanto al administrador como al consejo de administración cuando se toman malas decisiones. Por ejemplo, hay copropiedades que no dan presupuestos a las pólizas de seguros, las cuales son obligatorias. Es responsabilidad tanto del administrador como del consejo inducir a la asamblea de copropietarios que se incluya en el presupuesto y dejar asentado que esa fue la recomendación tanto del administrador como del consejo en caso de que la asamblea vote lo contrario.

Responsabilidades penales del consejo:

Además, existen responsabilidades penales. Esto significa que las sanciones se relacionan con privación de la libertad. Los delitos más frecuentes que se han encontrado en el ejercicio tanto de la administración como del consejo se encuentran:

• Abuso de confianza: implica apropiarse de cosas ajenas arbitrariamente con una indebida tenencia. Dado que el cargo del administrador es un cargo de confianza, la responsabilidad del consejo queda por vigilar para que las administraciones no se hagan de cosas que no les pertenecen dentro de la copropiedad.

• Corrupción privada: se debe evitar las dádivas, beneficios o comisiones que se dan en torno a una contratación de un tercero. Es de destacar que cuando en la conducta realizada se produce un perjuicio económico en detrimento de la sociedad, asociación o fundación, la pena puede ser  de 6 a 10 años.

• Falsedad ideológica en documento privado: esto se ha encontrado en el certificado de deuda. Si bien el recaudo es una tarea de la administración, el consejo debe estar atento a que haya y se entreguen los apropiados certificados de deuda.

Por último para tenerlo presente: no todo el mundo puede ser miembro del consejo de administración. Es necesario contar con conocimiento, especialización y tiempo. Al tomar decisiones por otros, los miembros del consejo tienen una responsabilidad penal, civil y administrativa.

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